Hoewel email ook een persoonlijke manier van communiceren kan worden, ben ik in mijn eigen ervaring met zakelijk e-mailverkeer twee emailvormen tegengekomen: uitgebreide lange emails en beknopte emails. Dit heeft te maken met welke afspraken je maakt met betrekking tot email. [intlink id="572" type="post"]Zie de top10 voor- en nadelen van email[/intlink].

Uitgebreide lange emails:

De email heeft een vorm van een brief. Je gebruikt een aanhef, inleiding, onderwerp, de aanleiding, je standpunt of vraag en afsluiting. Dit alles voorzien van een handtekening met diverse contactgegevens, websites, blogs en eventueel nog bedrijfsslogans en logo’s. Dit alles maakt een email tot een ware digitale brief. Daar is niets mis mee, maar als je van dit soort emails er elke dag velen krijgt, gaat dat een behoorlijke investering van tijd kosten om ze allemaal te lezen en te beantwoorden.

Voordeel:

• De ontvanger kan zich helemaal inleven in het bericht omdat alle context duidelijk wordt in deze email
• De ontvanger hoeft niet eerdere emails te doorzoeken en te lezen en kan daardoor op een voor hem/haar efficiënte manier de email beantwoorden
• De verzender is echter veel tijd kwijt met het opstellen van de email

Nadeel:

• De ontvanger moet de hele email lezen, dat kost veel tijd. Die tijd heeft de ontvanger waarschijnlijk niet omdat hij/zij elke dag een ‘gevecht’ tegen de volle mailbox moet leveren. Gevolg, de ontvanger leest niet de gehele email en er kan miscommunicatie ontstaan.
• De verzender heeft tijd geïnvesteerd in het schrijven van een email die niet wordt gelezen
• Zowel de ontvanger en de verzender ‘verliezen’ in deze situatie

Beknopte email

De beknopte email heeft een korte aanhef, aanleiding, vraag of opmerking en afsluiting. De tekst is kernachtig en beknopt. Vaak is zo’n een email in de vorm van een opdracht. Afhankelijk van de afspraak – als die al worden gemaakt – tussen verzender en ontvanger, kan men er voor kiezen om elke opdracht in een losse email te sturen of opdrachten te groeperen in één email.

Voordeel:

• Een korte email, leest gemakkelijk weg
• Kost weinig tijd om op te stellen

Nadeel:

• Korte emails kunnen verkeerd worden begrepen. Gevolg de ontvanger gaat met verkeerde of onduidelijke informatie aan de slag. Of hij/zij gaat de verzender emailen/bellen om meer uitleg. Dit kost in ieder geval meer tijd dan initieel was beoogd door de verzender.
• De ontvanger moet gaan teruglezen in eerdere emails om na te gaan wat de precieze context was. Hoe gaan we hier nu mee om?

Hoe ga je om met email?

Ten eerste zou het goed zijn om binnen (grote) organisaties af te spreken hoe er wordt omgegaan met email. Maak heldere afspraken en houd je zelf er aan en wijs anderen erop als ze zich er niet aanhouden. Spreek af hoe je moet omgaan met het fenomeen Push-email. Wat is een reële beantwoordingtermijn voor een email? Denk eens na of je niet beter een andere communicatiemiddel zou kunnen toepassen, bijvoorbeeld: telefoon, fysieke ontmoeting, chatten, microblogging zoals [intlink id="281" type="post"]Twitter [/intlink]en [intlink id="617" type="post"]Yammer[/intlink]. In een eerdere blogpost heb ik heb het gehad over de [intlink id="433" type="post"]invloed van moderne communicatiemiddelen op taalgebruik[/intlink] en heb ik het ook gehad over [intlink id="617" type="post"]Yammer als intern communicatiesysteem[/intlink].

Wat vinden jullie van email als communicatiemiddel, heeft het nog bestaansrecht na Yammer en nieuwe interne toekomstige communicatiesystemen zoals [intlink id="515" type="post"]Google Wave[/intlink]?