Onlangs heb ik mijn eenjarige aanwezigheid op Twitter mogen vieren. Na mijn eerste jaar moet ik concluderen dat microbloggen, ofwel het vesturen van korte berichtjes zeer productief kan zijn, zie ook mijn diverse blogposts over Twitter. Daarnaast maak ik vanzelfsprekend gebruik van email en andere (digitale) communicatiemiddelen. Sinds de opkomst van email voor het grote publiek, omstreeks 1995, heeft het de manier waarop wij in zakelijke en privé context communiceren enorm verandert. In de zakelijke context heeft email de brief zo goed als vervangen. Hoewel ik zelf al geruime tijd gebruik maak van email en andere middelen heb op basis van eigen ervaring met email als communicatiemiddel een top-10 van voor- en nadelen gemaakt.

10 Voordelen van email als communicatiemiddel:

  1. Het is snel;
  2. Email is goedkoop vooral over lange afstanden;
  3. De inhoud van een email is te herbruiken voor andere doeleinden;
  4. Gemakkelijk doorstuurbaar;
  5. Verzender bepaalt zelf wanneer hij/zij de email verstuurt en de ontvanger wanneer hij/zij de email leest, tijdsverschillen vervallen;
  6. Je kunt bijlagen meesturen;
  7. Je kunt aan meer dan één ontvanger (al dan niet zichtbaar) je boodschap verzenden;
  8. Een automatisch archief van alle inkomende en uitgaande berichten;
  9. Je kunt vragen om een lees- of afleveringsbevestiging;
  10. Email is verworden tot een wereldwijde standaard dat een groot deel van de wereld begrijpt en mee overweg kan.

email2

10 Nadelen van email als communicatiemiddel:

  1. Ontvangen van allemaal cc-email, “Want dan ben je op de hoogte mocht er iets misgaan!”;
  2. Interpretatie van onduidelijke emails kan frustratie met zich meebrengen;
  3. Email kan je leven overnemen omdat er de drang is om de volle emailbox te beheren en alle ongelezen emails weg te werken;
  4. Het knipperende ledje van de Blackberry die je er op wijst dat je ongelezen email hebt;
  5. De verzendende partij die weet dat je een Blackberry hebt en daarom binnen ‘no-time’ (bij voorkeur ook in de avond) zou moeten kunnen reageren;
  6. Met de komst van Push-email op bijvoorbeeld de Blackberry of iPhone kan de mailserver nieuwe email automatisch doorzenden naar de telefoon, hierdoor gaan mensen in meetings ook hun email lezen;
  7. Door de snelheid van het medium maken mensen slordige emails, ze vergeten dingen te noemen of vergeten de bijlage mee te sturen;
  8. Korte en bondige emails kunnen leiden tot onbegrip en frustratie bij zowel de ontvangen als de verzender;
  9. Onduidelijke onderwerpen dwingen misschien om alles maar te openen en te lezen.
  10. Ongewenste emails.

Vanzelfsprekend zijn er meer en andere voor- en nadelen te benoemen over email, maar bij deze top-10 heb ik email als communicatiemiddel als uitgangspunt genomen. Yammer is een middel dat interne emails tegen kan gaan.

Hebben jullie nog andere voor- en nadelen van email als communicatiemiddel?