08 Aug 2012
8 August, 2012

Omgaan met email tijdens je vakantie

0 Comment
Ik ben er even niet

Twee weken geleden werk ik gebeld door Jorg Leijten – Journalist voor NRC – met de vraag over hoe nu het beste een out-of-office bericht vorm te geven. Tijdens zomermaanden wordt veelvuldig gebruik gemaakt van deze functie in een emailprogramma zoals Microsoft Outlook en Gmail. Bekijk hieronder het artikel waarin mijn inzichten op het gebied van email en out-of-office twee keer geciteerd zijn.

Hallo, ik ben er even niet! Je mail wordt niet gelezen!

Het out-of-officeseizoen is begonnen. Wat doen bedrijven in de zomer? In aflevering 1 van deze zomerserie: de do’s and don’t voor een automatische reply.

Vrijdagmiddag kwart voor vijf, een kwartier voordat de vakantieperiode begint. Nog even loop je het lijstje na met zaken die moeten worden afgerond. Werk overgedragen aan collega’s? Check. Laatste klusjes afgerond? Check. Een out-of-office reply instellen zodat iedereen die je de komende tijd mailt, weet dat je op vakantie bent? Oeps, vergeten. Snel wordt een berichtje getikt waarin gewag wordt gemaakt van een afwezigheid van drie weken: Hallo, ik ben er even niet. Gevolg: klanten of collega’s weten in jouw vakantieperiode niet goed waar ze voor vragen terecht kunnen.

Zo moet het dus niet, benadrukt Justine Blanken, directeur business services bij adviesbureau Hay Group Nederland. „Voordat je op vakantie gaat, moet je zorgen dat je de achtervang voor klanten goed geregeld hebt. De centrale vraag die je jezelf daarbij stelt, is: hoe voorkom ik dat de klant gaat zwemmen? Het is belangrijk dat deze zich geholpen voelt.”

Volgens Blanken moet in een out-of-office reply in ieder geval de essentiële informatie worden opgenomen. „Natuurlijk meld je hoe lang je afwezig bent. Maar laat ook weten of je mail wel of niet gelezen wordt tijdens de vakantie en bij welke collega’s je klanten eventueel terechtkunnen. Zorg dat zij altijd geholpen kunnen worden.”

Bedrijven hebben in de praktijk niet altijd regels voor het opstellen van een afwezigheidsbericht. Ahold en Philips laten dit bijvoorbeeld vrij aan de werknemers. KPN ook. Maar, zo zegt een woordvoerder, daarbij moeten wel fatsoenlijke teksten gebezigd worden. „Het moet een bericht zijn dat past bij een grote dienstverlener: zakelijk, professioneel en vriendelijk.” Voorbeeld?

Volgens digitaal communicatieadviseur Alexis van Dam moet de out-of-the-office mail zo neutraal mogelijk van toon zijn. „Geef aan dat je weg bent, maar wát je doet is niet van belang.”

Op internet circuleren talloze voorbeelden hoe je een afwezigheidsbericht kunt vormgeven. Een nogal rigoureus voorbeeld: „Beste…, ik ben op vakantie van X tot X. Je mail wordt niet gelezen en na terugkomst zal ik mijn inbox leegmaken. Stuur je bericht dus na datum X opnieuw om zeker te weten dat het bericht wordt gelezen.”

Voor bedrijven die uit angst voor spamberichten geen e-mailadressen of telefoonnummers willen prijsgeven in hun out-of-the-office reply heeft Van Dam nog de volgende tip: „Je kunt ook alleen de naam van de persoon die jouw werkzaamheden heeft overgenomen vermelden, met daarbij een algemeen e-mailadres, zodat de klant toch altijd vooruit kan.”

Voorkom verwarring

Het opstellen van een out-of-office reply luistert nauw. The Boston School geeft op haar website een aantal tips om het bericht zo effectief mogelijk te maken. „Wees niet te algemeen, maar ook niet te gedetailleerd. Bedenk goed wie je mail ontvangen.”

Voor wie werkt met veel internationale contacten is het belangrijk om verwarring te voorkomen, schrijft het taleninstituut. Wees dus alert op onduidelijkheden over data (Amerikanen zien 01/07 bijvoorbeeld als 7 januari), gebruik één taal en voorkom straattaal of niet algemeen bekende afkortingen.

Het beste afwezigheidsbericht ziet er volgende The Boston School als volgt uit: ‘Aanhef, Melding van afwezigheid plus duur, mate van eigen inspanning gedurende vakantie, doorverwijzing naar collega, datum vanaf wanneer e-mail weer wordt gelezen, groet.’

Door Jorg Leijten
Dit artikel werd gepubliceerd in NRC Handelsblad op Zaterdag 28 juli 2012, pagina 10 – 11

Download artikel

Gebruiken jullie Out of office, wat zet je er wel en niet in?

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *