Deze review is eerder publiceerd op cloudtools, waar ik inmiddels diverse artikelen heb gepubliceerd over o.a. online mindmap tools. Deze review gaat over Wonderbaarlijk eenvoudig overal taken beheren met Wunderlist.

Korte inleiding

Wunderlist maakt het wonderbaarlijk eenvoudig om overal toegang tot je taken te hebben. Beheren van taken kan via software voor Windows of Mac of via iPhone, iPad of Android,  daarnaast is een Software as a Service (SaaS) versie beschikbaar via een internetbrowser. Herover gaat deze test.

Functionaliteiten

Er zijn veel systemen en tools om taken te beheren. Wunderlist onderscheidt zich door het gebruik erg gemakkelijk, snel een eenvoudig te maken; het is bovendien gratis  De interface heeft drie onderdelen:

  1. Het grootste deel is ingeruimd voor het beheren van taken (toevoegen, aanpassen en afvinken);
  2. Een balk (rechts of links instelbaar) waarin lijsten kunnen worden aangemaakt, beheerd en een zoekmogelijkheid;
  3. Onderbalk met daarin filtermogelijkheden zoals: taken voor vandaag, morgen, komende week en diverse andere instellingen.

Snel taken invoeren en verwerken

Aanmelden voor Wunderlist kan via het opgeven van een emailadres met wachtwoord of een Facebook-account.  Deze cloudtool beschikt over 12 achtergonden om Wunderlist een eigen smaak te geven. Wunderlist is beschikbaar in het Nederlands.
Deze cloudtool maakt het gemakkelijk om (veel) taken toe te voegen. Sneltoetsen om taken efficiënter te beheren zijn beschikbaar via het vraagtekenicoontje. Gemakkelijk ordenen en filteren is erg belangrijk om overzicht op taken te houden. Wunderlist heeft een inbox. De gebruiker kan zelf lijsten maken zoals: privé, zakelijk en verenigingswerk.

Klik, tik, ster en sleep en de taak is vastgelegd

Klik op ‘voeg taak toe’ en geef vervolgens een taakomschrijving en geef via een klik op het klokje de deadline mee. Met een bevestiging via enter verschijnt de taak onder de eerder gemaakte taken. Mocht de taak belangrijk zijn, dan kan een ster worden toegekend. Taken met een ster verschijnen altijd bovenaan de lijst. Deze functie is erg bruikbaar voor mensen die GTD (Getting Things Done) of Zen to Done methoden gebruiken. Gebruikers van deze methodieken bepalen per dag 2 à 3 ‘Meest Belangrijke Taken (MBT); geef deze een ster. Om overzicht te behouden is een korte taaknaam fijn om mee te werken. Het is mogelijk om aan een taak extra informatie via een notitie toe te voegen. Om een taak aan een lijst toe te voegen, kan deze worden gesleept vanuit de inbox naar de betreffende lijst.

Ongeschikt voor zakelijk gebruik?

Het ontbreken van het toevoegen van mensen aan taken en grote taken opdelen in subtaken kan als een gemis worden ervaren. Wanneer grote projecten worden opgebroken in kleine subtaken, zijn er twee praktische werkwijzen in Wunderlist. De eerste: creëer een lijst voor het gehele project en maak subtaken aan via nummers of cijfers. Een tweede mogelijkheid, maak een vaste structuur om mee te werken; bijvoorbeeld: project | projectlid | deeltaak.

Relevante taken zien door filters

Omdat Wunderlist zich bij uitstek leent om veel taken toe te voegen, omdat het zo snel en gemakkelijk gaat, vraagt dit wel om slim de relevante taken te kunnen vinden. De makers van Wunderlist, het in Berlijn gevestigde 6Wunderkinder, hebben goed gekeken naar bijvoorbeeld Gmail. In Gmail is zoeken en filteren een manier om relevante email te vinden. Door zoeken en filteren wordt het

overbodig dat gebruikers zelf een ingewikkelde structuur moeten aanleren.
De relevante taak wordt gevonden door een zoekopdracht, keuze voor een filter of lijst. Het is mogelijk een selectie te maken op taken: met ster,  afgevinkte taken. Daarnaast kunnen de taken worden gefilterd op deadline zoals: vandaag, morgen, komende week, zonder datum en achterstallige taken.

Delen van taken

Er zijn een paar manieren om taken te delen. De eerste mogelijkheid is de selectie te printen en hardcopy te delen. Men kan gewoon taken afvinken op papier; helaas wordt dat niet gesynchroniseerd. Een tweede mogelijkheid is de lijst te mailen via het mailiccoontje. Delen via cloudapp is de derde mogelijkheid. Via deze optie wordt de lijst geupload naar de cloud en via een verkorte url wunderlist/… 30 dagen lang beschikbaar gemaakt. Iedereen kan deze lijst bekijken, maar geen taken afvinken. Deze publieke lijst kan gemakkelijk via Twitter of Facebook worden gedeeld.

Samen werken aan taken

Via de voorgaande mogelijkheden kunnen taken worden gedeeld alleen zijn deze voor de andere(n) niet bewerkbaar. De vierde mogelijkheid is een lijst met andere(n) te delen. Als de lijst wordt gedeeld met een niet Wunderlistgebruiker ontvangt hij/zij een uitnodiging. Daarna moet de lijst nogmaals worden gedeeld als diegenen gebruiker is geworden van Wunderlist.

Email je zelf een taak

Email is ingeburgerd. Vaak mailen mensen taken naar anderen, maar ook vaak aan zichzelf. De makers van Wunderlist, erkenen deze menselijke gewoonte door de functie:  ‘mail-taak-naar-Wunderlist’; waarom een gewoonte aanpassen? Stuur een mail naar me@wunderlist.com vanuit het mailaccount waarmee het Wunderlist-account is aangemaakt. Als in de onderwerpregel een lijstnaam wordt aangemaakt, worden taken aan die lijst toegevoegd. Elke regel is een nieuwe taak en een * voor een taak zorgt voor een taak met een ster.

Data en beveiliging

Wunderlist kan worden gebruikt via de online versie, apps of software;i om deze reden worden de taken in de cloud opgeslagen. De taken worden via een beveiligde verbinding (SSL encryption protocol) verzonden en gesynchroniseerd. De data wordt opgeslagen op de servers van Amazon S3. Wanneer een account wordt beëindigd, wordt alle data permanent verwijderd.

Kosten

De SaaS versie van Wunderlist en de software versies en apps zijn gratis te gebruiken zonder een limiet op aantal taken of lijsten.

Voordelen

Alle taken kunnen gemakkelijk worden  georganiseerd: naar belangrijkheid en op datum. Deze taken kunnen worden geordend in zelf samen te stellen lijsten. Een van de grootste pluspunten is dat taken nu overal inzichtelijk en bewerkbaar zijn:  via internet, desktop of op tablet of smartphone. Taken kunnen gemakkelijk worden gedeeld en desgewenst gezamenlijk worden bijgehouden. De interface van deze cloudapp is eenvoudig en gemakkelijk aan te leren. De rode cijfers geven direct aan hoeveel taken er voor vandaag staan en hoeveel er eventueel achterstallig zijn.

Nadelen

Helaas kan er geen gradatie van prioriteit (bijvoorbeeld 1 tot 3) aan taken worden meegegeven. Het is niet mogelijk om subtaken aan een grotere taak toe te kennen. Er kan weinig met kleur worden gedaan terwijl kleur erg goed werkt om snel visueel te kunnen onderscheiden. Taken kunnen niet aan meer lijsten worden toegekend; zoals tegenwoordig vaak via labelling het geval is.

Eindoordeel

Hoewel er vele programma’s, tools en apps zijn om taken te beheren zijn er maar weinig die zo eenvoudig zijn als de online software Wunderlist. De tool is overal toegankelijk; het is snel en efficient. Wunderlist is bijzonder geschikt voor drukke mensen die veel taken hebben en deze ten alle tijden willen kunnen opslaan en bewerken. Wunderlist is ongelimiteerd en gratis te gebruiken.  Probeer Wunderlist eens uit. Binnen 5 minuten staan de taken voor vandaag in een keurig afvinkbaar lijstje. Inmiddels ben ikzelf een vervent gebruiker en begin ik iedere dag met een blik op de taken van vandaag.

One Response to Wonderbaarlijk eenvoudig overal taken beheren met Wunderlist
  1. […] more in-depth reviews of Wunderlist at: Lifehacker.com and Alexis van Dam’s blog […]


[top]

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *